ビジネス文書では宛先につける敬称が色々あります。
これって意外と間違えやすいんですよね。
私はたくさんの文書を受け取りますが、間違ってるものを結構見かけます。
迷いやすいところなので、簡単にそして実務的にまとめてみました。
御中の使い方
ビジネス文書の宛名でよく使うのが「御中」です。
会社名や部署名、団体名などのあとには御中を付けます。
御中を使った事例
・○○株式会社 御中
・○○株式会社 人事部 御中
・○○の会 御中
・○○病院 御中
・○○役場 御中
このような感じです。
ちなみに「御中」は「おんちゅう」と読みます。
とにかく会社宛てに送るときは「御中」を使いますので、頻繁に使用します。
ビジネス文書を作るためには欠かせない用語ですね。
様の使い方
個人に送るときに使う敬称です。
日本に多い名前の中から、佐藤はるとさん（仮称）を使って事例を紹介します。
様を使った事例
・佐藤 はると 様
・○○株式会社 営業部 課長 佐藤 はると 様
このように名前のあとに「様」がきます。
順番は、会社名＋部著名＋役職名＋氏名＋様となります。
様を使ったよくある間違いとポイント
よくある間違いと「様」を使うポイントをまとめました。
１．御中と様を両方使っている。
○○株式会社 御中
営業部 課長 佐藤 はると 様
個人宛に送るときは会社名のあとの「御中」はいらないです。次のとおり、
○○株式会社
営業部 課長 佐藤 はると 様
と御中を書かないようにしましょう。
２．役職のあとに様を使っている。
○○株式会社
佐藤 はると 営業課長様
役職名のあとに様はいらないです。役職名には敬称の意味が込められているからです。
○○株式会社
佐藤 はると 営業課長
が正解ということになりますが、こういう宛先はまず見かけません。
氏名と役職名を書きたいのであれば、上で紹介した順番で書きましょう。
○○株式会社
営業部 課長 佐藤 はると 様
となるわけです。
３．実務的な様の使い方。
役職名に敬称の意味が含まれているとはいえ、佐藤 はると 営業課長と書くぐらいなら、佐藤 はると 営業課長様と書いた方がいいと思います。
ビジネスマナー通りにしているかを気にしすぎる必要はないんです。
役職名だけよりも役職名に様を付けている方が敬ってる感が出ますからね。
例えば営業的なメールや書類を送る場合に相手の社長の名前が分からないとします。
そういった場合はむしろ「社長様」という宛名がいいと思います。
ここでは社長が敬称というより、社長という単語、名詞に「様」をつけていると考えれば普通ですからね。
殿の使い方。
殿は使いません。
と言いきりたいところですが、対外的な文書に「殿」は使いません、というのが現在の主流になってきています。
以前は役職名のあとに「殿」を付ける書類もよく見かけました。ですが、今では個人への宛名は「様」を使うのが一般的になっています。
殿は目下の人に使うものと言われることもあり、使うことが減っていったようですね。
対外的な文書を個人宛に出すときは「様」を使いましょう。
そうなると「殿」は使わないのか？というと、使うんですよ。これが。
まあ、会社内や業界内の慣習も関係しますけどね。
例えば社内文書では目上や目下など関係なく、役職名もしくは氏名に「殿」を付けている会社もあります。私の会社も給与明細や辞令などは名前に殿が付いています。
「殿」という敬称は社内で使うのには便利ですね。
各位の使い方。
各位は複数の個人に宛てる敬称です。
各位を使った事例
・各位
・関係各位
・関係者各位
・社員各位
・従業員各位
各位でよくある間違いは、各位様、各位殿、各位御中です。
各位が敬称ですので、様、殿、御中はいりません。
これは本当にいりません。たま～に見かけますがこの二重敬語は止めましょう。
「各位」は色んな通達や案内を出すときに便利な敬称です。
まとめ
いかがでしたでしょうか？
宛名に使う敬称は正しく理解して、きちんと使いましょう。
とにかく基本は、会社には「御中」、個人には「様」を使うということです。
一番大事なことは、相手を不快にさせない宛名にすることなんです。
「宛」や「行」で出したらダメですよ。
もし返信用封筒に「宛」や「行」が書いてある場合は、取り消し線を引いて、適切な敬称に直しましょう。
個人的な意見ですが、敬称を書かないミスをしたり、あれこれと悩むぐらいなら二重敬語になってしまってもいいんです。
相手の会社が「殿」を使うのを慣習としていて、普通に受け入れてくれるのなら、「殿」を使ってもいいんです。
ビジネス文書ということにこだわりすぎて、ビジネスマナー通りにするのが重要じゃないんですよ。相手に合わせる臨機応変さも大事ですからね。
ビジネス文書の文例やポイントを紹介した記事を一覧で見れるようにまとめました。
今後も記事が増えるたびに追加していきますので、是非ご参考にしてください。